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February 08, 2007

契約書の作成・締結・保管・変更管理と現物検収・・・・循環取引とコンプライアンス・内部統制(1)

法務部での契約書に関する仕事というか職務分掌がどうなっているかというのは会社によって異なっていると思います。
通常、ある契約というか取引については、

取引・契約の端緒
契約の交渉
内容の精査
契約の締結に至るまでの契約内容の検討と落とし込み
契約締結
というそれぞれの段階での検討というのが行われるわけですけど、この契約の最終的な確定のあとに契約書が締結されないということもあり得るわけです。
業界によっては、社内稟議等で済まして、あるいは企業の規模とか業界慣行によっては契約書が交わされない方が多い業界も

まだまだあるのではないでしょうか。
それでも、取引は多くの場合は実行されるわけで、それは取引主体の信用にも関わるわけですから、当事者双方合意された内容の「契約」に拘束されているという認識で、それぞれの債務を履行するわけです。
その際の確認文書等は、注文書とか注文請書とかの場合も多いわけで、それが取引の実態として当事者を直接拘束しているかどうかは別にして「契約」内容の履行を後押ししているというのが今までの取引の世界のお話だったのではないかと思います。
ですから、契約内容が履行という当事者の裏づけを持って資産という意味で債権という形になっているかを形式的な意味ではなく実質的な意味で認識しようと思ったら、実際の取引でのかかる帳票を確認しなければ本来は駄目なはずで、少なくとも契約書の備え付けを求め「さえすればいい」というものではないはずではないかとろじゃあは考えております。
最近の監査の実効性確保のためにかかる取引(契約書が交わされるとは限らない取引)について

契約書の締結を強制するあるいは締結していない取引について新たに契約書を交わすことを求める
例があると聴きました。
これは、取引実体を確認するという意味では、形式的にはその取引と履行可能性と資産としての価値を認識するのに資する行為かもしれませんが、実効性という意味では、
「形をそろえればいいだろう」という流れに収斂してしまう
ようだとまさに今回のような架空取引であるとか循環取引を惹起しかねないわけで、何のためにそんな文書を取るのかということになりかねないのではなかろうかと思います。
そういう一律的な形式対応で事足りるだろうと思うぐらいなら、
取引により履行されることになる現品の検収手続きとそれについての文書を必須とすることの方がよほど実効性が確保されることになる
のではないでしょうか。
今回の循環取引に限らず架空取引を排除するという意味で契約書の「整備」を形式的に「のみ」求めることで余計な経費を「無駄に」費消させるぐらいなら、取引実体に応じてその実在を確認できる文書や手段を確認することで実効性を確保するという手続きが選択されるべきと思うのですがいかがですかねえ。
ところで、その場合も含めてこれらの契約書やら検収書やらのチェックと一言で言うのですが、実際は、業態により、全件標準契約雛型対応が望ましい業界と全件オーダーメードが望ましい業界というのはあるのでしょうかねえ。
その辺を踏まえてもう少し、この管理の枠組みについて書いてみたいと思います(つづく)

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